複合機には、さまざまな機能があることはご紹介しました。しかし紙を使う必要がない、そのため保存・管理が便利になる、といった機能もあります。
PDFというものをご存知でしょうか？複合機にはPDFを生成する機能が備わった機種があります。
PDFとはなにかといいますと、制作した文書を異なるコンピュータやメディアで、レイアウトを崩すことなく表示・印刷が出来ます。文章をPDF化すると、圧縮してファイルサイズを軽くできます。セキュリティ設定も可能になります。
このような性能を、複合機ではどのように活用できるかといいますと、例えば、送られてきたFAXをプリントアウトすることなく、PDFにしてデータにすれば紙要らず、あとから検索することも出来ます。複合機のスキャナーを利用して、資料を取り込んでPDFにすれば同じように、保存・管理、観覧が便利になります。何枚も紙を使うことをしなくてすみます。
複合機のPDF生成機能を活用することで、用紙やインクを消耗しないのでコストの削減や、文書を劣化させずに保存し、見つけやすくすることができるのです。